在社会一步步向前发展的今天，制度使用的情况越来越多，制度是国家机关、社会团体、企事业单位，为了维护正常的工作、劳动、学习、生活的秩序，保证国家各项政策的顺利执行和各项工作的正常开展，依照法律、法令、政策而制订的具有法规性或指导性与约束力的应用文。那么制度的格式，你掌握了吗？以下是小编为大家收集的公司办公用品管理制度，欢迎大家分享。
一、目的
为确保非库存物资及库存物资的采购在供应、质量、服务及价格方面为公司获取最大利益以及最有效的成本节约，总裁办作为采购的主导部门特制定此采购管理政策。本政策将规范所有从公司外部采购的物品从采购到付款的全部过程。
二、适用范围：
本管理规定适用于xx公司集团总部及各城市公司
三、采购范围
实施采购的物品根据其用途及使用频率进行以下分类：
1、日常办公用品：指员工日常办公所必需的低值物品。包括（纸张、笔记本、订书钉、橡皮、涂改液、胶水/胶棒、大头针、曲别针、复写纸、口取纸、胶带、笔芯、）低值非易耗品（文件夹、文件筐、笔筒、尺子、订书器、打孔器、名片夹、计算器、剪刀、废纸篓、胶带托等）。
2、低值易耗品：硒鼓、墨盒
3、自动化办公设备：包括电脑及外围配件（移动硬盘、光驱等）、打印机、扫描仪、传真机（属固定资产范畴，详见固定资产管理办法）
4、为进一步规范管理，集团取消对U盘的采购和发放，如有需要员工可自带。
四、采购政策及采购流程
5、采购归口管理：集团总裁办及各城市公司综合管理部负责物品的采购与日常管理。除特殊情况外，所有物品的采购需由采购实施部门来完成，集团总裁办负责监督管理。
6、供应商：所有物品的采购应遵循“质量最佳、成本最低”的原则。采购实施部门负责对日常采购的物品供应商进行比价选择，本着长期合作的目的'与供应商签订长期合作协议，享受长期合作特价供应。
7、供应商的选择：以半年为周期，对供应商提供的商品进行质量、价格综合评价后，与其重新签约或重新选择其他供应商。
8、文具发放标准：每人每月的文具采购标准不超过20元。部门超出每月标准时，将取消超出部分文具的采购。
第一条、为更好的控制办公消耗成本，规范集团总部办公用品的发放、领用和管理工作，特制定本规定。
第二条、耐用办公用品的领用：
1、耐用办公用品包括：电话、计算器、订书机、文件栏、文件夹、笔筒、打孔机、剪刀、戒纸刀、直尺、起钉器。
2、耐用办公用品已于员工入职时按标准发放，原则上不再增补，若破损、残旧需更换的必须以旧换新。
第三条、易耗办公用品的领用：
1、易耗办公用品分为两部分：部门所需用品和个人所需用品。
2、部门所需用品包括：传真纸、复（写）印纸、打印纸、墨盒、碳粉、硒鼓、光盘、墨水、装订夹、白板笔。
3、个人所需用品包括：签字笔（芯）、圆珠笔（芯）、铅笔、笔记本、双面胶、透明胶、胶水、钉书针、回形针、橡皮擦、涂改液、信笺纸。
4、部门常用易耗办公用品月用量标准见附表。此标准为暂定数，可依据每月平均用量进行合理调整。
5、每月24日前，由各部门将次月《申购单》填好（常用易耗办公用品不得超过每月用量标准），经部门经理初核，总经理或副总经理复核，人力资源中心总监批准后交采购部统一采购。
6、发放时间：每月15号（如遇假期，顺延）。其余时间一般不予办理办公用品的领用手续。
7、领用方法：由各部门按发放日期统一到办公用品仓申领签字，若部门领用超出需求计划的，须经综合部长批准后方可发放。
8、部分办公用品（油性笔、水彩笔、签字笔、白板笔、圆珠笔芯、圆珠笔、涂改液、各种电脑墨盒）实行以旧换新原则，传真纸领用时须以中间纸交换。
9、电脑耗材品（鼠标、墨盒、打印墨水碳粉、硒鼓等）由总经理批准，综合部长审核后方可领用，申领时须依旧换新。
10、本着节约与自愿的原则，可不领用或少领用的应尽量不领用或少领用。综合部对于节俭成效突出的员工，公司将予以表扬。
第四条、未列入耐用及易耗办公用品的其它物品的申领，按公司相关制度执行。
第五条、本规定自签发之日起执行，以往如有与此制度相抵触者，以此为准。
附件：1、常用易耗办公用品月用量标准
2、《部门办公用品需求计划表》
附件1：常用易耗办公用品月用量标准
第一条、本制度所称办公文具分为消耗品，管理消耗品及管理品三种。
1、消耗品：铅笔，刀片，胶水，胶带，大头针，图钉，笔记本，复写纸，卷宗，标签，便条纸，信纸，橡皮擦，夹子等。
2、管理消耗品：签字笔，荧光笔，修正液，电池，直线纸等。
3、管理品：剪刀，美工刀，钉书机，打孔机，钢笔，打码机，姓名章，日期章，日期戳，计算机，印泥等。
第二条、文具用品分为个人领用与部门领用两种。个人领用指个人使用保管的用品，如圆珠笔，橡皮擦，直尺等。部门领用指本部门共同使用的'用品，如打孔机，钉书。
第三条、消耗品可依据历史记录（如以过去半年耗用平均数），经验法则（估计消耗时间）设定领用管理基准（如圆珠笔每月每人发放一支），并可随部门或人员的工作状况调整发放时间。
第四条、消耗品应限定人员使用，自第三次发放起，必须以旧品替换新品，但纯消耗品（如打印纸）不在此限。
第五条、管理品移交时如有故障或损坏，应以旧换新，如遗失应由个人或部门赔偿，自购。
第六条、办公用品的申请应于每月25日由各部门提出
第七条、办公用品严禁带回家私用。
第八条、办公用品一般由管理部向批发商采购，其中必需品，采购不易或耗用量大的物品，应酌量库存，管理部无法采购的特殊办公用品，可以经管理部同意并授权各部门自行采购。
第九条、新进人员到职时由各部门提出办公用品申请单向综合管理部领取办公用品，人员离职时，应将剩余用品一并交回综合管理部。
第一章总则
第一条为加强zz石油(集团)工贸有限公司油品调运分公司(以下简称“油品调运分公司”或“公司”)办公用品管理,节约成本,提高效率,规范流程,明确责任,倡导健康优质、绿色环保、勤俭节约的现代办公方式,特制定本制度。
第二章分类
第二条办公用品分为固定资产类办公用品、非消耗性办公用品、消耗性办公用品
(一)固定资产类办公用品,如:办公桌、办公椅、传真机、复印机、电脑、打印机、扫描仪、碎纸机、照相机、汽车等;
(二)非消耗性办公用品,如:计算器、电话机、订书机、打孔机、剪刀、纸刀、白板等;
(三)消耗性办公用品,如:笔记本、签字笔、圆珠笔、铅笔、橡皮、胶水、复写纸、钉书钉、笔芯、公司印刷品、墨盒、复印纸、传真纸、水性笔、白板笔等;
第三章申购
第三条公司各部门分别在每月10日前,根据部门实际需要制定申请,经部门主管签字,办公室主任签字,经理审批后,交综合办公室统一购买;
第四条各部门申购办公用品时,需要部门负责人及相关分管领导进行签字;
第五条各部门临时采购的急需办公用品或者超出半年计划范围的办公用品,由所在部门制定申请,并备注急需采购或超出计划的原因,经办公室主任签字、经理批准后交综合办公室统一购买;
第六条新入职员工,在入职当天发放配套的办公用品,如在入职后一个月内辞职,必须将领取的办公用品全部退回;
第七条新入职行政人员,办公室发放的配套办公用品包括:中性笔、笔记本、文件夹等常用物品。
第四章入库
第八条办公用品入库前须进行验收,对于符合规定要求的,由综合办公室、仓库人员,共同对办公用品进行验收,仓库人员负责登记入库;
第九条对不符合要求的,由供应人员负责办理调换或退货手续。
第五章发放
第十条公司各部门领取办公用品须填写领料单,注明办公用品品名、数量、领用日期,待填写完整无误后,经部门负责人签字后方可领取;
第十一条为了降低资金占用,按照“用多少、领多少”的原则,办公室根据实际情况进行限量发放;
第十二条中性笔、圆珠笔等消耗性的办公用品;
第十三条办公用品使用、领用要严格执行以旧换新制度,以最大限度地节省、节约,控制日常办公成本成本。
第六章管理
第十四条公司各部门所需的`办公设备(电脑、传真机、电话机、桌、椅、档案柜等办公设备)由综合办公室统一购买。
第十五条要求各部门所需的办公设备连同办公用品一并进行申购,由相关领导签字确认后,交予综合办公室。
第十六条各部门将领取回的办公设备,需领用人登记,遵循谁使用谁负责的原则,严格按照固定资产管理制度进行管理。
第七章考核
第十七条如未在规定时间内进行申购而影响本部门业务,责任由相关部门承担;
第十八条各部门必须在规定的标准范围内申购,如超出范围由各部门负责人自行承担;
第十九条各部门在其他部门复印、打印时,若打印过程中有浪费纸张现象,必须注明浪费原因及浪费张数。
第二十条严禁个人浪费和人为损坏,严禁员工将办公用品带出公司或挪作私用,因挪作私用,造成办公用品损坏的,责任人应按照市场价进行赔偿并处以损坏办公用品价格一倍以上罚款。
第二十一条员工离职时应由部门其他人员与办公室人员检查其办公用品(消耗品除外),若有损坏的,从应发工资中按市场价扣除,离职人员的办公用品由部门负责人代管,若有损坏或丢失,部门负责人负责;部门主管离职时,其办公用品由部门其他人员共同代管,若有丢失或损坏,部门人员共同负责,部门有新员工入职时,转让给新员工使用(新进人员可领取消耗性办公用品)。
第二十二条凡属各部门或部门内员工共用的办公用品应部门人员共同负责,人为因素丢失损坏,由本部门自行解决。
第二十三条蓄意损坏办公用品的,由责任人照市场价赔偿,并处以损坏办公用品价格一倍以上罚款,部门主管找不出责任人的,则由部门全体人员共同承担以上赔偿。
第八章附则
第二十四条本管理办法由综合办公室负责解释。
第二十五条本管理办法未尽事宜,按照国家法规及工贸公司相关规定执行。
第二十六条本管理办法自颁布之日起开始实施。
一．集中采购和管理的原则
.保卫物业部是全集团办公用品和低值易耗品的采购与管理的主管部门，凡涉及办公用品事宜均由保卫物业部负责。
.保卫物业部要设专人负责，加强管理，为各单位提供质价相符的物品保证办公需要。
.集团所属各单位办公用品以部室、门店为单位设专人管理，并按照本办法的要求，做好计划编制、物品领用和保管工作，
.财审部负责核算并制订各单位的预算费用和考核指标。
.人力资源部根据考核指标对各单位实施考核。
二、审批权限
购置办公用品、维修配件等、元以下的由保卫物业部征得板块、门店、部室主管领导同意进行购置。元以上的一律写书面请示，相关部室会签后，报总经理审批。
三、办公用品集中采购的范围
办公所需低值易耗品、办公用品、电脑、电脑耗材、电脑零部件、飞机票、火车票、邮品、印刷品、牌匾、灯箱、工作服、汽油及集团范围内组织各项活动所需物品等均属集中采购范围。
四、集中采购程序
.各部室、门店根据本部门的实际需要和经财审部核定、总经理批准的费用预算指标，使用统一表格《物品领用计划表》编制次月物品领用计划，经主管部长审核批准后，于每月日送达保卫物业部。
.保卫物业部根据各单位的`申请计划、预算指标、进行审核汇总，并上报主管副总经理审批。
.保卫物业部根据领导批准的内容，对价值在万元以上的成批大宗物品以招标的形式采购，其他零星物品采取货比三家的形式实施集中采购。
.保卫物业部采购用品后，由各企业、机关各部室到保卫物业部一次性登记领用。
五、实施中注意事项
.计划内采购须填制《物品领用计划表》见附表
.购置计划需注明序号、名称、规格、单位、数量等并由主管部长、店长审核签字。
.各门店、机关各部室临时急用和超预算需购置的办公用品，需写出书面请示，报总经理审批，由保卫物业部负责采购，或由保卫物业部委托该部门自行采购。
.书面请示需写清楚原因、用途、价格、名称、规格、单位、数量、金额等。
.电脑、耗材、零部件的申请，按照集团京东集办字〔XX〕号执行。
.部分特殊专业用品原则上由保卫物业部购置，保卫物业部委托相关部门自行采购的，自采购后日内需到保卫物业部办理相关登记报销手续。
.各部部长、门店店长为实物负责人。
六、具体要求
.各单位的计划要依据实际需求和费用预算编制，不得虚做冒估超预算。
.按照先审批后购置的原则，未经审批购置的将不予报销。
.当月计划当月有效。本月未购置须次月重做计划。
.各单位和个人对管理的物品不得挪做私用、避免浪费、损坏和丢失。
.保卫物业部采购所需用品时，须本着质优价廉的原则，经招标或审批同意，逐步建立资信度高的采购基地，建立互惠合作伙伴关系，长期合作。
本办法适用于集团所属各企业，机关各部室。
本办法由保卫物业部负责解释。
一、编制目的
为规范办公室办公用品的采购、保管、领取和使用,使之管理有序,节俭节约、避免浪费,特制定本制度。
二、适用范围
本制度适用于公司办公用品的管理。
三、办公用品采购
1.除公司领导特别要求外,公司的办公用品由综合办公室统一购买,统一管理,并有专人负责。
2.办公用品的购买应本着“节约开支,合理使用”的原则,在购买办公用品时应查清库存,避免重复浪费。
3.办公用品管理员在购买办公用品时应准确掌握市场价格,进行比较,尽量以最低的价格购买到最好的物品。
4.管理员购买办公用品应填写《办公用品申购表》,详细注明所购买用品的名称、数量、价格、型号等情况。随用随买的个别零散性采购,一次性采购在500元以下的,报综合办公室主任审批;金额在500元以上的,报总经理审批。
5.办公用品购买后,由财务部与办公用品管理员依据办公用品购买清单办理入库登记,填写《入库登记表》。
四、办公用品保管
1.库存办公用品的种类和数量要科学确定,合理控制。常用、易耗、便于保管和适于批量采购的办公用品可适量库存。要避免不必要的储存或过量积压,确保供应好、周转快、消耗低、费用省。
2.定期进行办公用品库存盘点,确保帐物相符。随时掌握库存物品的数量、质量和需求情况,适时增加库存,保障供给。
3.加强对办公旧物的管理,阶段性使用和暂时闲置的物品要妥善保管,随时待用。
五、办公用品领用
1.办公用品领取时,领取人须在《物品领取登记表》上写明日期、领取物品名称及规格、数量等项并签字。
2.办公用品管理员应恪尽职守,坚持原则,照章办事,严格控制办公用品的.领取数量和次数,保证办公需要。对于消耗品,可根据历史记录和经验法则设定领取基准。明显超出常规的申领,领取人应作出解释,否则管理员有权拒付。
3.领取的非消耗性办公用品(如订书机、计算器、剪刀)应列入移交,如重复申领,应说明原因或凭损毁原物以旧换新,杜绝虚报冒领。
4.对于各部门使用情况,办公用品管理人员应做好月、季及年度统计,填写《办公用品使用统计表》。
5.新进员工到职时管理员应及时提供必需的办公用品;员工离职时,管理员应将剩余的办公用品收回,并及时办理入库登记。
六、办公用品使用
1.使用办公用品要牢固树立节约光荣、浪费可耻的思想,在日常工作中,处处精打细算,提倡节省每一张纸、每一颗钉、每一滴墨、每一分钱,努力降低办公成本。
2.办公用品应为办公所用,不得据为己有,挪作私用;不得用办公设备干私活,谋私利;不许将办公用品随意丢弃废置。
3.精心使用办公设备,认真遵守操作规程,及时关闭电源,定期维护保养,最大限度的延长办公设备、用品使用寿命。
4.办公用品使用要物有所值,物尽其用,不要大材小用,贵材贱用。复印纸应用于复印;大头针、曲别针等应反复使用;纸张可双面利用,充分发挥各种办公用品的最大使用效率。
5.印制文件材料要有科学性和计划性。要根据文件材料印制要求及数量选择合适的印制方式,既要方便快捷,又要使成本最低,并力求使印制数与需用数基本相符,略有余富,避免不必要的浪费。
6.对于高档耐用办公用品,部门间应尽量协调相互借用,一般不得重复购置。使用中办公设备出现故障,由原采购人员负责协调和联系退换、保修、维修、配件事宜;故意造成设备损坏的,直接责任人应赔偿。
七、其他
本制度自签发之日起执行。本制度最终解释权归综合办公室。
第一章总则
第一条为加强x城房地产集团有限公司(以下简称公司)办公用品的管理,保障后勤服务,更好地控制成本,节约办公费用,明确管理职责,根据公司实际,特制定本制度。
第二条本制度中的办公用品,分为办公设备用具、办公文具用品、办公印刷文印耗材三类。
第三条本制度适用于公司本部,控股项目公司、专业公司遵照执行,参股项目公司、专业公司参照执行。
第二章管理职责
第四条综合管理部为公司办公用品的归口管理部门,统一负责公司办公用品的购置、验核入库、保管、领发、库存统计等工作。
第五条综合管理部采购管理员负责办公用品的购买、维修、调配、费用支付等工作。
第六条综合管理部办公用品保管员负责办公用品的入库核验、保管和领发工作。并建立台帐,统计报告月度办公物品进出及存量情况。
第七条使用部门(使用人)负责对自用办公用品的保管、使用。
第三章办公用品的购置
第八条办公设备用具是指电话机、电脑、传真机、空调、电风扇、复印机、保险柜、冰箱、电视机、桌椅、橱柜等办公资产。
第九条办公设备用具的购置与配给
(一)公司所属各部门根据工作和业务需要,要求配置办公设备用具的,以部门为单位,填报《物品申购单》或申请报告,交综合管理部负责办理审批手续。购买单价在20xx元以下的需经综合管理部经理同意,由行政副总经理审核,报总经理审批;购置单价在20xx元以上的办公资产属固定资产,参照公司《固理规定》审批程序办理。
(二)在购置办公设备用具前,综合管理部应实行“先调配,后购买'的'原则,在无库存和调剂可能的情况下,再办理购买审批手续。
(三)综合管理部采购管理员根据领导审批意见,要以“优质、低价”为原则,到专业市场或商店作多方询价,并将询价后的品牌、规格、价格征得使用部门确认后,方能办理订购手续。
(四)对专业设备或特殊的办公设备用具,采购管理员可要求使用部门或相关专业部门协同购买。
(五)所订购的办公设备用具到货后,综合管理部办公用品保管员应按《送货单))进行验收,核对品种、规格、数量与质量,在《送货单》上进行签收。并负责将属于固定资产的办公设备用具的产品说明书、保修单等有关资料送档案室。
(六)办公用品保管员负责已购办公设备用具的使用安装工作,办理使用部门(使用人)的领用手续,并进行台帐登记,写明物品的名称、规格、单价、购买日期、使用人等。
(七)员工因离职、调职等退回的办公设备用具,.由办公用品管理员统一办理;使用转移手续或验收入库。
第十条办公文具用品分为消耗品和管理品二种。’
(一)消耗品:铅笔、圆珠笔、刀片、胶水、胶带、大头针、图钉、笔记本、复写纸、案卷封皮、标签、便条纸、信纸、橡皮擦、夹子等;
(二)管理品:签字笔、荧光笔、修正液、电池、直尺、剪刀、美工刀、订书机、打孔机、钢笔、文件夹、打码机、姓名章、日期章、日期戳、计算器、印泥等。
第十一条办公文具用品的采购
(一)综合管理部办公用品保管员每月5日前填写《办公文具用品上月库存明细表》及《当月进货计划表》,送综合管理部经理审核后报行政副总经理审批。做到以最小的采购量满足日常对办公文具用品的基本需求。
(二)采购管理员根据已审定的《进货计划表》,直接向选定的供货单位订购所需用品。综合管理部经理对选定的供货单位要定期进行价格、质量测评,测评不符合条件的供货单位要及时更换。
(三)采购管理员要掌握办公文具用品市场价格和最佳采购日期。在保证质量的前提下,努力降低采购成本。
(四)办公文具用品到货后,由办公用品保管员负责验收和填写《办公甩品入库单》及办理入库手续,并在收货凭据上签字。
(五)办公文具用品的费用支付,由采购管理员根据收货凭据与供货单位结算,填写出《费用申请单》并附《办公文具用品清单》,经办公用品管理员证明,送综合管理部经理签署意见、行政副总经理审核后,报总经理审批报销。
第十二条办公印刷文印耗材分为印刷品和文印耗材二种。
第十三条印刷品及文印耗材的定制、采购
(一)综合管理部采购管理员根据对各印刷单位、文印耗材供货单位的考察及报价、质量等综合因素,选择印刷、供货单位,报综合管理部经理审定。
(二)印刷品的定制:
1、因印刷品具有时效性,尽量少备库存。各部门如需领用或印刷物品时,需提前一周提出申请,经部门领导同意,报综合管理部经理审批后交办公用品保管员办理。..
2、印刷品上的字体、图案、颜色等标识,应由公司策划部统一设计和确定。
3、办公用品保管员负责并会同策划部对所印刷品样稿进行核稿后,交采购管理员通知印刷单位进行印制。
4、印刷品由办公用品保管员填写《印刷品入库登记单》,进行入库登记,并在收货单上签字。
5、采购管理员根据((印刷品入库登记簿》及《送货单》与印刷单位结算,并填写《费用申请单》,附印刷品清单,经综合管理部经理签署意见和行政副总经理审核后,报总经理审批报销。
(三)文印耗材的采购
1、文印室管理员根据用量,提前3天填写《物品申领单》,报综合管理部经理审批后,交办公用品保管员通知采购管理员购买。
2、物品到货后,办公用品保管员负责办理入库登记,并在收货单上签字。
3、采购管理员根据《文印耗材入库登记簿》及《收货单》》与供货单位结算,并填写《费用申请单》,由办公用品管理员及文印室管理员证明,经综合管理部经理签署意见和行政副总经理审核后,报总经理审批报销。
第四章办公用品的使用和管理
第十四条办公设备用具的使用和管理
(一)办公设备用具的购买、配置、领用、维修与保管等管理过程,综合管理部均须用台帐形式进行记录和登记。
(二)综合管理部对配置的办公设备用具一律实行编号,在设备用具上标明使用部门(使用人)名称、编号以及购置日期等。
(三)各使用部门(使用人)对其所使用的办公设备用具,实行“谁使用,谁保管”的原则,要防止被盗、被挪用或污染与破损,不得擅自移交或委托他人代为保管。
(四)办公设备用具因破损、污染后需要维修或清洗的,应由使用部门(使用人)与综合管理部联系,由采购管理员负责办理各项维修与清洗事宜。
(五)经专业部门检验,确认办公设备用品已经没有维修必要时,应由使用部门申请,经综合管理部经理审核,报行政副总经理审批后j予以报废处理。办公用品管理员负责办理有关报废手续:属固定资产的办公设备用具,按照《固定资产管理规定》办理。
(六)因使用或保管不当等原因,造成办公设备用具破损、丢失的,视情节轻重,使用部门(使用人)应承担相应赔偿责任。
(七)综合管理部每年12月份,会同财务管理部对公司所属办公设备用具进:行一次清产核资工作,并制作《清查明细表》上报主管领导及存档。
第十五条办公文具用品的使用和管理
(一)各部门(人员)需领用办公文具用品时,应到办公用品保管员处办理领用手续,并在《办公文具用品领用登记簿》上签字。
(二)办公文具用品分为个人领用与部门领用两种。个人领用指个人使用保管的用品,如圆珠水笔、橡皮擦、直尺等。部门领用指本部门共同使用的用品,如打孔机、订书机、打码机等。办公用品保管员要分别设置个人和部门的《领用登记簿))。
(三)消耗品可依据上年平均月用量或经验法则(估计消耗时间)设定领用雀理基准(如签字笔每月每人发放一支),并可根据部门或人员的工作情况调整发勘时间。
(四)管理品自第二次领用起,应以旧换新,如遗失应由个人或部门赔偿、自购。
(五)人员离职时,应将剩余办公文具用品移交综合管理部。
(六)办公用品保管员必须清楚地掌握办公文具用品库存情况,经常整理和清点,要求摆放整齐,帐、物一致。
(七)办公文具用品仓库一年盘点两次(6月与12月),盘点工作由综合管理部经理负责,盘点要求做到帐、物一致。
第十六条印刷文印耗材的使用管理
(一)使用部门(使用人)领用印刷品,应到办公用品保管员处办理领用登证手续,并在《印刷品领用登记簿》上签字。
(二)文印管理员领用文印耗材,应到办公用品管理员处办理领用手续,并在《文印耗材领用登记簿》上签字。
(三)使用部门(使用人).要厉行节约,杜绝浪费,使印刷品能物尽其用,不得将公司印刷品挪为私用或赠送他人使用。
(四、)复印文件资料要办理登记手续,使用部门(使用人、)须茌《文印登记簿上登记后,方可送文印管理员复印。
(五)文印管理员要严格控制文印耗材的使用,不得复印与工作无关的资料。
第五章附则
第十七条本制度由综合管理部负责解释和修订。
一、办公用品的使用和购置:
1、公司办公用品的采购、存储、发放由综合办负责,发放后的.办公用品的保管由领用人负责。员工由于工作原因需要购置特殊的办公用品,可填写申请购物单,经行政部主管审批后,由专管人员制定购置计划,统一购买;
2、新入职员工,因工作需要可以领用以下办公用品(根据实际需要选用部分用品):
订书器及配套钉一套、签字笔一支、文件袋一个、胶带座及透明胶一套、曲别针筒一个、涂改带一个、胶棒一个、笔筒一个、剪刀一把、纸篓一个、文件座一个、口曲纸一张、插座一个、橡皮一块、笔记本一本、铅笔刀一个、铅笔一支、磁盘一张。总价值约合人民币100元。
3、使用办公用品时,应厉行节约,杜绝浪费
4、员工离职后除消耗性用品外,其余物品交回综合办。办公用品丢失及人为造成损坏,需要按照原价值的100%予以赔偿。正常使用损耗,以旧换新。
5、公司各部门按需领用办公用品。员工由于工作原因需要购置特殊的办公用品可填写《办公用品申领单》,经行政部主管审批后,由专管人员制定购置计划,统一购买,予以发放。以下办公用品做特殊规定:
(1)名片夹、名片盒、计算器、磁盘盒由部门经理领用,并负责保管;
(2)电池以旧换新,磁盘应节约使用。
(3)办公设备所用硒骨、墨盒、粉盒以及各种规格的复印纸由前台秘书负责统一领出。
6、综合办于每月31日统计本月公司及部门办公用品耗存和领用情况。
7、本规定自批准至日期执行。
二、办公设备管理
1、公司所有办公设备应严格按操作规程使用,发生故障时应及时通知专业维修人员修理,除简单故障外,不得自行拆卸修理。
2、办公设备只供业务需要使用,因私不得使用,禁止公司以外人员使用,特殊情况需经经理批准。
3、所有办公设备由行政部门负责维修保养,需要请人维修时,必须书面报告行政主管,审批后执行。
4、下班后,最后操作电脑的人员应负责关闭电脑,切断电源,最后离开办公室的员工应负责关闭共用办公设备,切断电源,并负责将传真机转化到自动接档。
为统一公司形象，加强基础管理，合理高效使用办公用品，确保各部门对办公用品的有效使用，本着节约成本、科学管理的原则，特制定本规定。
第一条办公用品分类
1、办公用品分为部门办公用品和个人办公用品。
2、部门办公用品包括：打印纸、复印纸、传真纸、白板笔、电池、印台、印油、订书钉、账本、稿纸、色带、软盘、计算器、订书机、记号笔、记号笔水、台帐皮、账本夹、打印纸、凭证纸、凭证盒、复写纸等。
3、个人办公用品包括：中性笔芯、档案袋、透明胶带、小刀、文件单夹、告示帖、签字笔、双面胶带、票据夹、中性芯、铅笔、橡皮、资料册、胶棒、剪刀、曲别针、油笔芯、口取纸、大头针、拉杆夹、拉编袋、长尾夹等。
第二条办公用品的申购(东胜地区，异地办公用品的管理可参照本规定执行)
1、公司各部门在每月20日之前日进行申购，并将《办公用品申购表》(附表1)，报综合管理部相关负责人处。
2、各部门申购办公用品时，需要部门负责人及相关分管领导进行签字。3、所有行政人员及工程技术人员均可申领办公用品。
4、新入职员工，在入职当天发放配套的办公用品，如在入职后一个月内辞职，必须将领取的办公用品全部退回。
5、新入职行政人员，办公室发放的配套办公用品包括：中性笔、笔记本、文件夹等常用物品。
6、公司本部各部门所需的办公用品统一由综合管理部采购，私自购买不予报销，各办事机构，由公司综合管理部统一采购，管理办法参照公司本部。
第三条办公用品的采购
1、公司综合管理部根据费用预算，对公司各部门的《办公用品申购表》进行审核且汇总。
2、公司各部门制定的《办公用品申购表》，汇总后制定《采购计划》报分管领导和总经理审批，后交到综合管理部办公用品专管人员处。
3、公司综合管理部和财务部共同选择供货商，通过招标或比价的方式本着物美价廉的原则确定适合的供货商签订长期的供货协议。
4、公司综合管理部每月对公司各部门产生的费用情况进行汇总分析，定期进行公示。
第四条办公用品的`发放
1、每月4-5日为统一发放所申购办公用品的时间，其它时间不予领取(特殊情况除外)。
2、公司各部门领取办公用品之后，综合管理部开《出库单》，公司各部门开《入库单》。
3、办公用品使用、领用要严格执行以旧换新制度，以最大限度地节省、节约，控制日常办公成本成本。
第五条办公设备管理
1、公司各部门所需的办公设备(电脑、传真机、电话机、桌、椅、档案柜等办公设备)由综合管理部统一购买。
2、要求各部门所需的办公设备连同办公用品一并进行申购，由相关领导签字确认后，交予综合管理部，统一购买，其它时间不予申购。
3、各部门在申购办公设备时，要在年度及月度预算范围之内申购。4、购买办公设备一样要以物美价廉为原则，由综合管理部与财务部派专人一同购买。
5、公司各部门领取办公设备后，综合管理部开《出库单》，各公司、各部门开《入库单》。
6、各部门将领取回的办公设备要及时编入《固定资产盘点表》，领用人登记，遵循谁使用谁负责的原则，严格按照固定资产管理制度进行管理。
第六条考核标准
1、如未在规定时间内进行申购而影响本部门业务，责任由相关部门承担。2、各部门必须在规定的标准范围内申购，如超出范围由各部门负责人自行承担。
3、各部门在其他部门复印、打印时必须进行登记。
4、新入职员工如在一个月内辞职，综合管理部行政文秘必须负责将办公用品及设备收回，否则费用由相关部门承担。
第九条本制度由公司综合管理部负责编制和修改，由总经理批准。
附表1：
办公用品申购表
为加强办公用品使用的管理，节约开支、避免浪费，特制定本管理规定。
一、办公用品分类：
1、常用品：圆珠笔(芯)、水笔(芯)、铅笔、橡皮、墨水、胶水、回形针、大头针、装钉针、稿纸。
2、控制品：名片、文件夹、压杆夹、文件架、计算器、钉书机、笔记本、会议纪录本、信封、笔筒、钢笔、白板笔、水彩笔、固体胶、胶带、标签纸、涂改液、更正带、档案盒、档案袋、皮筋、刀片、图钉、票夹、印台(油)、量具、刀具、软盘、刻录盘。
3、特批品(不列入办公用品费用考核)：印刷品(各类宣传单、各类表格、文件头等)，财务帐本、凭证，苹果机彩色墨盒及打印纸，U盘等。
二、办公用品使用对象：各公司主管以上管理人员、职能和业务部门员工，具体由各公司核定。
三、申购和采购：办公用品常用品由人事行政部门根据消耗状况进行申购备领，控制品和特批品由使用部门(人)提出申购，控制品经各公司总经理批准，特批品经董事长批准;批准后的《申购单》交采购中心执行购买。未填写《申购单》及未经领导批准擅自购买的不予报销。
四、管理和发放：
1、办公用品由人事行政部门统一保管，并指定保管人，按公司核定的费用标准向使用人发放。
2、采购人员应将所采购的物品交保管人办理登记入库手续，保管人根据采购价格核定物品单价，计入领用部门(人)费用，并在每月终填报《办公用品使用状况汇总表》。
3、各部门应指定专人领取办公用品。
五、各部门费用核定及有关规定：
1、各公司各部门应按总部核定的办公用品费用定额标准严格把好申购和领用关。保管人不得超标发放办公用品，确因工作需要超标领用的`，应经分管领导同意。
2、核定的费用实行增人增费、减人减费，各部门增人或减人，其费用由人事行政部门根据人员变动状况进行调整。
3、各部门因特殊状况需增加费用的，应以书面形式报批，经分管领导审核后，由总经理特批，并报请总部增加该项费用。
4、办公用品使用实行月统计年结算，截止时间为每月终和年终12月31日。由人事行政部门出具报表，财务部审核。费用超支在超支人年终奖金中扣除，节约费用计入下年度使用。
5、各公司可根据总部下达的办公用品定额自主确定各部门及各使用人的办公用品使用标准。
六、其它规定：
1、各部门要控制和合理使用办公用品，杜绝浪费现象。水笔芯、圆珠笔芯、胶水、墨水、涂改液、计算器等办公用品重新领用时应以旧换新。
2、凡调出或离职人员在办理离职或交接手续时，应将所领用的办公用品(一次性消耗品除外)如数归还。有缺失的应照价赔偿，否则不予办理有关手续。
3、办公设备的耗材及维修费用。
(1)电脑、打印机、复印机、传真机等办公设备的耗材及维修费用，总部另定定额标准。属多个公司共用的，按集团总部规定的标准进行分摊;属各部门或个人保管使用的，计入所在公司定额费用。
(2)耗材包括：打印、复印纸，激光打印机碳粉、硒鼓，针式打印机色带，喷墨打印机墨盒(水)，复印机碳粉，传真纸，鼠标，键盘等;其申购由设备使用部门(人)负责，并经总经理批准，属多个公司共用的，由指定管理公司的人事行政部门负责申购。
(3)办公设备的报修参照耗材申购程序办理。
七、本规定自下发之日起执行。
第一章总则
第1条为加强本公司办公用品管理，节约成本，提高效率，规范流程，明确职责，倡导健康优质、绿色环保、勤俭节约的现代办公方式，特制定本制度。
第2条办公用品由行政部集中管理，办公外包服务商____x负责实施，实行统一采购，统一发放，统一回收处理。
第3条本制度办公用品包括：书写工具系列、纸本系列、文具系列、名片与图文系列、办公生活用品系列、专项办公用品系列、套餐系列、IT耗材系列。(详见附件“____办公用品清单”)
第二章办公用品计划
第4条各部门根据本部门办公用品使用状况，每月29日前提报下月办公用品领用计划，部门负责人审签后报行政部。
第5条行政部专员查对办公用品领用计划与办公用品台账和库存，提报办公用品采购计划，经负责人审签后传送至仁通科技。
第6条采购单位价值500元以上办公用品时，须报请总经理批准。特殊办公用品能够经行政部同意授权各部门自行采购。
第三章办公用品采购
第7条办公用品采购采用即时供应、不间断配置、7__24小时服务的办公外包模式。由行政部直接对口仁通科技进行管理。
第8条办公用品采购计划传送至仁通科技后，仁通科技给予反馈，按协议要求配置办公用品并即时配送、应急服务以及市场价格动态等。
第四章
第9条各部门领用办公用品需填写《办公用品领用单》，一式两份，一份用于分发办公用品，一份用于台账登记。
第10条行政部接到各部门的《办公用品领用单》后，进行核对并做好登记，填写一份《办公用品分发通知书》交给仁通科技，仁通科技将所需用品备齐分发给各部门。
第11条办公用品领取后发现不适用或未用完部分，由仁通科技统一调换或回收。
第五章办公用品管理
第12条对于列入公司固定资产和耐用办公用品由行政部管理，其他低值易耗等办公用品由仁通科技管理，其发生的.库存、丢失、损坏、价格波动等风险均有仁通科技自行承担。
第13条仁通科技对办公用品的使用状况作月度报表，会同行政部反馈办公用品当月开支费用、浪费结余、办公效率等状况，参与企业办公管理。
第14条使用中的办公用品出现问题及故障，由仁通科技负责退换、保修、维修、配件等事宜。
第六章附则
第15条本制度由行政部会同仁通科技制定，行政部做解释，报总经理批准后执行，修改时亦同。
（一）目的.
为规范办公用品的管理，特制订本制度。
（二）办公用品种类
本制度称办公文具分为消耗品、管理消耗品及管理品三种：
1、消耗品：铅笔、刀片、胶水、胶带、大头针、图钉、曲别针、橡皮筋、笔记本、复写纸、卷宗、标签、便条纸、信纸、橡皮擦、夹子、打印油、原子笔、书钉等。
2、管理消耗品：签字笔、白板笔、荧光笔、涂改液、电池等。
3、管理品：剪刀、美工刀、钉书机、打孔机、大型机、大型削笔器、算盘、钢笔、打码机、姓名章、日期戳、计算机、印泥、打印台等。
工程部专用办公用具：圈尺、靠尺、米尺、小铁锤、计算器等。
（三）办公用品的管理办法
1、办公用品分为个人领用与部门领用两种。“个人领用”系个人使用保管用品，如圆珠笔、橡皮；“部门领用”系本部门共同使用用品如打孔机、大型钉书机、打码机及工程部专用办公具。
2、消耗品可依据历史记录（如以过去半年耗用平均数）、经验法则（估计消耗时间）设定。
3、领用管理基准（如碳素笔每月发放一支），并可随部门或人员的工作调整发放时间。
4、管理消耗品文具应限定人员使用，自第三次发放起，必须以旧品替换新品，但消耗品不在此限。
5、管理性办公用品列入移交，如有故障或损坏，应以旧品换新品，如遗失应由个人或部门赔偿或自购。
6、办公用品的申请应于每周日前由各部门提出“办公用品申请单”，交采购部统一采购。
7、办公用品严禁取回家私用。
8、印刷品（如信纸、信封、表格、手册……）除各部门特殊表单外，其印刷、保管均由办公室统一印刷、保管。
第一章总则
第一条为加强公司办公用品管理，控制费用开支，规范办公用品的采购与使用，特制定本制度。
第二条本制度适用于对办公日常消耗品、宣传品、设备耗材等的管理。
第二章办公用品采购
第三条办公用品的采购采用集中采购、定量供应的办法。
1、集中采购由行政管理部负责并管理。
2、集中采购的办公用品包括复印纸、传真纸等纸张；计算机消耗的磁盘；打印机消耗的'色带、硒鼓、墨盒；日记本、各类笔墨等。
3、实行定期计划批量采购供应。即：每月15日前各部室向行政管理部提报当月所需用品计划，由行政管理部统一采购。
4、特殊办公用品可以经行政管理部门同意授权各部门自行采购。
5、各部门或班组若临时急需采购办公用品，由部门或班组专人填写《办公用品请购单》，并在备注栏内注明急需采购的原因，经班组负责人审定同意后，交行政管理部批准同意后，实施采购任务。
6、必需品、采购不易或耗用量大者应约量库存。
7、结算办法。公司办公室根据各单位办公用品领用数量及单价，编制明细表经确认后报财务划转。
第三章办公用品的分发领用
第四条各部门领用办公用品须填写《办公用品领用单》，一式两份，一份用于分发办公用品，另一份用于分发办公用品的台账登记。
第五条接到各部门的《办公用品领用单》（两份）之后，有关人员要进行核对，并做好登记。然后再填写一份《办公用品分发通知书》交发送室。
第六条发送室进行核对后，把申请所要全部用品备齐，分发给各部门。
第七条用品分发后应做好登记，写明分发日期、品名与数量等。一份申请书连同《办公用品分发通知书》转交办公用品管理室记账存档；另一份《办公用品分发通知书》连同分发物品一起返回各部门。
第四章办公用品管理
第八条新进人员到职时由各部门提出办公用品申请，向行政管理部请领办公用品并列入领用卡，人员离职时，应将剩余办公用品一并缴交办公室。
第九条印刷品（如信纸、信封、表格等）除各部门特殊表单外，其印刷、保管均由办公室统一印刷、保管。
第十条部门使用的办公用品由部门指定专人保管维护。
第十一条对决定报废的办公用品，要做好登记，在《报废处理册》上填写用品名称、价格、数量及报废处理的其他有关事项，并报相关领导同意后，到相关人员处理报废注销手续。
第十二条办公用品（价格在1000元以上的）正常使用发生的损坏时，要及时向行政管理部报告，由行政管理部安排修理，如不报告或擅自将损坏的办公用品丢弃，使用者个人按非正常使用损坏照价赔偿。
第十三条公司对办公用品的使用情况，实行年内不定期检查、年末普查的检查制度，检查工作由行政管理部负责。
第五章附则
第十四条本制度由行政管理部制定、解释，报总经理批准后执行，修改时亦同。
一、管理范围
(一)本规范所指用品是指消耗性和非消耗性两类办公用品：
1、消耗性办公用品：指公司购置、订做的办公用家具、电器、器具等设备，主要包括：车辆、办公桌、椅、沙发、茶几、文件柜、书柜(架)、电脑及配置、调制解调器、功放机、音响设备、电视机、打印机、扫描仪、投影仪、摄象机、照相机、采访机、复印机、传真机、装订机、订书机、计算器、碎纸机、验钞机、交换机、电话机、手机、传呼机、饮水机、打卡机、微波炉、电饭煲、话筒、电钻、时钟等。
2、非消耗性办公用品：指公司购置、订做的各类办公用低值易耗品，主要包括：书写用品、装订用品、文档用品、文印用品、财务用品、工程用品、设计用品、学习用品、宣传用品、电器用品、通讯用品、维修用品、接待用品、活动用品、餐饮用品、清洁用品等。
(二)本规范所指管理是指：对上述办公用品的预算、审批、购置、检验、入库、登记、编号、报帐、配置、
领用、台帐、统计、报表、借调、保修、维护、修理、盘点、报废、档案管理等工作。
二、管理原则
(一)归口负责，统一管理：公司所有办公用品由总经办统一负责预算、购买、配置、发放和管理。
(二)预算统计，规范表单：各领导、部门应在每月20日前将次月所需办公用品报总经办，由总经办统计品种、数量，编制预算并报批。月底需进行购、发、存盘点统计。管理中的台帐和统计均使用公司统一制作的表单。
(三)一人一表，配额领用：办公用品的配发、领用登记实行一人一表。由总经办负责配发及领用手续的办理，按实数填写有关登记表，离职时清退。根据员工所在部门、岗位的不同，公司确定所领用办公用品的种类、数量和金额定额。
(四)节约使用，谁用谁责：公司员工应节约使用办公用品，凡超过配领定额的领用，原则上应经总经办主任同意。办公用品一经配发领用，领用人即对所领办公用品负有保管维护的责任，不得遗失和损坏。
三、管理程序
公司办公用品按下述程序进行管理：预算申报-审核审批-领款采购-验收入库-编号登记-配发领用-使用管理-统计报表。
(一)预算申报：每月底由行政人事部行政助理根据上月盘点和本月申请预计，填制办公用品购置预算明细表和上月预算执行情况统计表。
(二)审核审批：对上表由总经办主任初审后报财务经理审核、再报总经理审批。
(三)领款采购：购置预算审批后，凭此填写借款单并再由行政人事部统一负责采购。
(四)验收入库：购置的办公用品，应有行政人事部验收人员核查验收后，方能入库。购买经办人不能验收。
(五)编号登记：对公司购置的消耗性办公用品均须进行统一分类、编号，并同时对其随配钥匙进行统一编号。编号后用口曲纸和透明胶纸张贴在用品及其钥匙上。
(六)配发领用：凡配发、领用的办公用品，均需由总经办填写办公用品配发领用登记表，并由使用、领用人在登记表上签字。低值易耗办公用品的'领用，按《费用管理规定》中配领定额执行。
(七)使用管理：
1、属个人使用的办公用品(包括个人办公桌/椅/柜/机等的相关钥匙)，由使用人负责管理。
2、非消耗性办公用品如有损坏遗失，总经办可要求领用人予以适当赔偿;已经损坏严重、不能再使用的，必须交回总经办，由集团综合管理部汇同总经办共同核实后作出报损处理意见，不允许使用人私自遗弃。
3、员工离职、离岗时，应将所配领办公用品(包括钥匙)交回总经办并办理交接手续。
4、公用办公用品由部门员工共同使用、部门负责人管理，如有遗失或损坏，应及时通知总经办，以便清查、修理、备案。
(八)统计报表：每月末总经办应对库存办公用品进行盘点，对当月办公用品购置、配领、库存情况进行统计分析，并填制相关表单和统计表。
第一条：为规范公司办公设备、办公用品的采购、领用，在满足员工办公需要的前提下，达到勤俭节约的.目的，特制定本制度。
第二条：办公设备、办公用品由综合办公室统一采购、保管、发放，并由库管员办理有关事宜，任何部门不能独自购买各种办公用品。
第三条：办公用品分为消耗品、管理消耗品及管理品三种。
1、消耗品：文件夹、文件袋、拉杆夹、圆珠笔、水性笔、橡皮、铅笔、胶水、订书钉、水性笔芯、软皮本、档案袋；
2、管理消耗品：胶棒、白板笔、复写纸、荧光笔、电池、胶条、软盘、告示贴、曲别针、打印纸、传真纸；
3、公司管理品（办公设备）：订书机、计算器、移动硬盘、U盘、打印机、打孔机、传真机、复印机、台式电脑、笔记本电脑。
第四条：消耗品按各部门发放。由各部门到管理员处统一领取各部门本月内所需的消耗品，并由各部门秘书登记发放。
第五条：管理消耗品由管理员保管、发放。
第六条：在部门不能领到的消耗品，经部门同意，员工可直接到管理员处领取，并详细填写《公司办公用品领取记录》。
第七条：管理消耗品应限定项目经理以上人员使用，由本人直接向管理员处领取，并详细填写《公司办公用品领取记录》。
第八条：为控制管理消耗品使用，自第三次领取时，必须向管理员说明领取原因，由管理员按实际情况进行发放，如为物品损坏，必须以旧换新。
第九条：特殊情况下如会议、培训、员工出差等，领取人可直接到管理员处统一领取各种必需的办公用品。
第十条：消耗品可依据历史记录（如以过去半年耗用平均数）、经验法则（估计消耗时间）设定领用管理基准（如圆珠笔每月每人发放一次），并可随部门或人员的工作状况调整发放时间。各部门人员每人每月不得重复领用同一种办公用品。
第十一条：管理性用品应由部门经理以上人员领取、管理、使用，如有故障或损坏，应以旧换新，如遗失应由个人或部门赔偿。如岗位调整、人员变动或离职时，须向管理员进行移交。
第十二条：以部门为单位管理使用量，以过去半年内平均月用量金额为管理目标，由部门经理和管理员共同把关。
第十三条：管理员每月需统计办公用品使用量，认真填写《公司公司办公用品一览表》，并上交综合办公室主任审核。并将各部门办公用品使用情况按季度分摊到各部门。
第十四条：严禁任何员工将公司办公用品取回家私用，一经发现，视情节轻重给予相应的处罚。
第十五条：此制度未包含的其它情况，由管理员根据实际情况酌情处理。
第十六条：本制度由公司总经理办公会讨论通过，自发文之日起开始执行。
第十七条：本制度解释权在综合办公室。
一、办公用品领用需先写申请，统一由行政部购买。
二、如各分公司负责人遇到特殊情况经总经理批示后自行购买的办公用品，需在三日内报行政部建档备案，如不及时申报的将给予严重过失单处罚。
三、行政部每月统计办公用品的领用情况及申购时结存情况报总经理。
四、各分公司/部领用的拉杆夹每单只可领用一个，档案袋每单只可领用两个。
五、电脑相关配件的购买更换经总经理批示后由行政部购买，电脑维护管理员做好相关物品的及时记录(时间.物品名称.单价)并让相关人员签字后方可进行维修更换，如电脑物品记录不清将给予电脑维护管理员过失单处罚。
六、办公用品各部门、各分公司/部负责人统一领用管理，并记录好办公用品明细帐，以备员工离职时的交接工作。
七、一旦员工离职，离职员工必须持部门负责人对其办公用品交接情况的签署意见前往人力部及行政部，待核实清楚后准许离开并领取工资，如没有部门负责人的签字则一律不予办理。
八、调职员工，在调往其它部门或岗位前须交接好办公用品。由负责人签字待行政部核实后方可调职，如交接部门人员双方在未交接清便已调职，一旦发现交接不清情况责任由交接双方及部门负责人共同负责。
九、办公用品的报销手续为报销人拿着办公用品申请批示单(或确切使用去向)，购买的发票上附支出凭证，且支出凭证上备注清楚后报销，报销时间为每周三、周四。
十、行政部将不定期对办公用品的`使用，保管情况进行抽查，如发现部门管理较好为公司节省办公用品费用的，由行政部报总经理将给予部门奖励，反之管理不善.浪费现象严重造成公司办公用品费用增加的，由行政部报总经理将给予部门相应处罚。
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