请问项目会计该怎么控制成本费用?

情况如下:
我们公司在X地方有一项目,该项目主要涉及的费用有:招待费,交通费,住宿费.年初项目组的成员和公司领导一起编写了个费用估算表,对整个项目进行了细化明确的每个环节的'费用报销额度.有时候在员工报销时就会超出某一环节中定的标准我觉得很复杂(比如说X项目下A事项规定的交通费2000元,但员工填了3000元的报销单,我一般都请示领导说,已经超出标准了,按他的意思调查原因最后还是报了,后来经常这样我也不想汇报了,不汇报感觉工作有点失职,汇报呢感觉老板有不是很重视,好像是我在找缠一样.)想问问有经验的朋友是怎么控制的,感激不尽!